新益為6S咨詢公司概述：會議在很多企業(yè)或工廠里可以說從過去到現(xiàn)在，是有史以來就存在的，它是一種突出領(lǐng)導(dǎo)功能，實(shí)現(xiàn)決策民主化，科學(xué)化的重要工具。

5S管理

5S管理會議的作用

（1）集思廣益

集思廣益，是決策科學(xué)化的重要手段。

會議可以搜集眾多的情報資料，參與人員都可以提出各自的看法和見解，為決策提供了全面、客觀的依據(jù)。

（2）培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神

會議可以培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，可以使每個參與人員了解共同的目標(biāo)，樹立全局的觀念，這無形中起了一種溝通協(xié)調(diào)的作用。

（3）增進(jìn)了解，發(fā)現(xiàn)人才

會議可以使參與人形成一種共識，有利于培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)精神，會議可以增進(jìn)了解、發(fā)掘人才。

在會議上人們各抒己見，提出自己的看法，不但能增加彼此之間的了解，還能夠起到拋磚引玉，起到發(fā)現(xiàn)優(yōu)秀人才的作用。

但是作為一個領(lǐng)導(dǎo)者，如果對會議控制得不好，很容易陷入各種文山會海之中，無法進(jìn)行日常的經(jīng)營決策及管理工作。

【舉例】

例如某家公司的老總年薪是五十萬元，經(jīng)理級別有十個人，平均年薪是十萬塊。那么，11個人開會，1個小時的費(fèi)用是多少？

每個小時會議成本＝小時工資×3×2×開會人數(shù)

我們想想看，總經(jīng)理年薪是50萬元，他除以12，再除以24，再除以8，他每一個小時是217塊。

一個經(jīng)理他的年薪是10萬，除以12個月，再除以24，再除以8，他每一個小時是43.4塊。

11個人每人會議費(fèi)用就是217×3×2＋43.4×3×2×10＝3900

這個會議等于是花掉了3900塊錢，所以會議也要講5S管理。

如果說11個人開一小時的會議，其費(fèi)用就是3900元錢，尚不包括場地租金，以及水電的費(fèi)用，該公司的高層領(lǐng)導(dǎo)者如果每天平均開三個小時的會議的話，每個月直接開支就高達(dá)二十八萬元，由此可知，我們的會議不是越多越好。

召開會議必須要考慮的一些5S管理要素

（1）會議的必要性。

會議不是萬能的，有的問題不一定只有開會才能解決，可以的話考慮用文件傳達(dá)或電子郵件的形式來代替一些會議，有的問題靠開一次會議也解決不了，所以我們就必須去考慮其它的方法。

（2）會議要會而有議，議而有決。

這是會議的基本原則，沒有主題或沒有目的的會議就不必召開，開會僅是開會而已，沒有任何有建設(shè)性的意義和決定或構(gòu)思，這個會議等于沒開，是在浪費(fèi)時間、浪費(fèi)金錢。

（3）會議的內(nèi)容形式

既然決定召開會議了，就應(yīng)該明確幾個事項(xiàng)：

ＷＨＹ，為什么要開這個會，會議的目的。

ＷＨＡＴ，會議的內(nèi)容，討論決定什么內(nèi)容。

ＨＯＷ，會議的形式，用什么方法來檢查。

ＷＨＯ，參加的人選。

會議人選一般都是五到十個人比較適合，人太多就要考慮到會議的效果。

ＷＨＥＮ，會議的時間。

會議的時間一般盡可能在兩小時之內(nèi)，因?yàn)殚L時間的會議會讓人感覺到疲憊。

ＷＨＥＲＥ，會議的地點(diǎn)，要明確會議的地點(diǎn)，并提前預(yù)訂確認(rèn)。

明確了這些事項(xiàng)，并將會議議程散發(fā)給列席的人員，這是一個會議能否成功的前提，當(dāng)然還必須有會議召開的注意事項(xiàng)。

會議5S管理召開的注意事項(xiàng)

①議題明確，把握氣氛。

主持人一開始就應(yīng)該向參與會者聲明會議的議題，介紹背景及概況，與會議無關(guān)的話題應(yīng)當(dāng)避免。

掌握氣氛，主持人要用大家關(guān)注或感興趣的話題引起共鳴，活躍會議的氣氛。

②主持人學(xué)會及時總結(jié)，三到五人發(fā)言后要做一次總結(jié)，以提高討論的深度和廣度，且要正中主題的要義，參與會議的人，一定要耐心地聆聽，不管誰的發(fā)言都要耐心地聆聽，中途打斷或面帶不理解的表情，都是對他人的一種不尊重。

③會議要做好記錄。

對于發(fā)言人提出的情報也好，意見也好，想法也好，應(yīng)該做一個簡要的記錄，并且要有所肯定和回應(yīng)。

④發(fā)言要簡短明確。

一次發(fā)言最好控制在三分鐘之內(nèi)，不可以同時講幾個主題，更不可以滔滔不絕，或偏離主題，發(fā)言后要進(jìn)行討論，討論一定要針對主題，而不要與主題無關(guān)，這樣才能夠讓大家有興趣。

⑤會議結(jié)束時主持人應(yīng)進(jìn)行會議總結(jié)，重申會議討論的結(jié)果，并把決定的事項(xiàng)落實(shí)到人，并明確完成的期限。

⑥將做好的會議記錄向相關(guān)人員發(fā)放，必要時轉(zhuǎn)換成公告形式，向全體職工公布，主持人對于會議內(nèi)容必須定期地跟進(jìn)檢查，對于那些沒有討論或研究的項(xiàng)目也要采取對策，這就是會議的5S管理。

會議的目的是在節(jié)約成本、節(jié)約時間，這就是在改善問題，就是在提升公司的品質(zhì)。