辦公室5S管理需要怎么去做？新益為5S咨詢公司概述：5S管理是一項(xiàng)系統(tǒng)的管理工具，通過(guò)在辦公室執(zhí)行5S管理活動(dòng)，可以使辦公室內(nèi)部管理規(guī)范化、科學(xué)化；改善工作人員的精神面貌，塑造員工的團(tuán)隊(duì)精神，改善和提高企業(yè)形象；減少浪費(fèi)、降低成本、提高效益，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著重要的意義。

5S咨詢

在企業(yè)中，辦公室是溝通的橋梁，協(xié)調(diào)左右的紐帶，信息傳遞的中心。它在整個(gè)工作中起著舉足輕重的作用，有效的辦公室管理可以促進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

實(shí)施5S管理是很多企業(yè)進(jìn)行辦公管理的重要手段，也是很多企業(yè)保持一流辦公工作環(huán)境的法寶。5S管理指的是整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke），因?yàn)檫@5個(gè)字前面讀的是“S”，所以叫“5S”。

5S管理起源于日本。日式企業(yè)把5S管理運(yùn)動(dòng)作為管理工作的基礎(chǔ)，實(shí)施各種質(zhì)量管理技術(shù)。二戰(zhàn)后，產(chǎn)品質(zhì)量迅速提高，經(jīng)濟(jì)強(qiáng)國(guó)地位確立。在豐田的倡導(dǎo)和實(shí)施下，5S管理在塑造公司形象、降低成本、準(zhǔn)時(shí)交貨、安全生產(chǎn)、高標(biāo)準(zhǔn)化、營(yíng)造愉悅工作場(chǎng)所、現(xiàn)場(chǎng)改善等方面發(fā)揮了巨大作用，得到管理界的認(rèn)可。日本企業(yè)的發(fā)展，主要是因?yàn)榇蟛糠制髽I(yè)都能把5S管理作為企業(yè)文化，貫徹到底。

辦公室工作人員也必須學(xué)會(huì)在日常管理工作中運(yùn)用這種管理技術(shù)，為管理工作提供更加科學(xué)的指導(dǎo)。以下就結(jié)合5S管理的具體內(nèi)容而進(jìn)行的說(shuō)明。

一、5S管理－整理

所謂整理，就是按照“要”和“不要”的標(biāo)準(zhǔn)，把辦公場(chǎng)地上的所有物品、設(shè)備等都進(jìn)行區(qū)分，保留需要的物品，堅(jiān)決去除不需要的物品。在整理時(shí)，只要是不必要的物品，就應(yīng)該徹底從現(xiàn)場(chǎng)移走，不應(yīng)該感到可惜。

在區(qū)分了“要”和“不要”的物品之后，就需要處理“不要”的物品了。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于使用頻率低、不經(jīng)常使用的物品，可以入庫(kù)；對(duì)仍有使用價(jià)值但在正常辦公活動(dòng)中不需要的物品，進(jìn)行銷售處理；對(duì)于沒(méi)有使用價(jià)值的物品，可以丟棄處置。

二、5S管理－整頓

整頓是指對(duì)現(xiàn)場(chǎng)所有物品進(jìn)行量化、定位擺放，并清晰標(biāo)識(shí)，使人與物處于最佳結(jié)合的管理活動(dòng)。

在辦公室里，人員和物品信息有三種狀態(tài)。最好的狀態(tài)是物品放對(duì)了地方，需要的時(shí)候可以直接找到。一般狀態(tài)是物品亂七八糟，工作人員無(wú)法直接找到需要的東西；最糟糕的狀態(tài)是工作中產(chǎn)生的垃圾、舊書(shū)、報(bào)紙等堆積在辦公室里，不僅影響工作效率，還影響清潔度。

進(jìn)行整頓管理，就是要認(rèn)真分析辦公室的現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境，保持最佳狀態(tài)，確保工作現(xiàn)場(chǎng)的人與物處于良好的融合狀態(tài)。整頓后，辦公室的文件和記錄應(yīng)按不同的內(nèi)容分開(kāi)存放，并詳細(xì)說(shuō)明。文件應(yīng)按標(biāo)簽存放在文件柜內(nèi)，辦公區(qū)的椅子應(yīng)擺放整齊，不用時(shí)放回桌孔內(nèi)。文件柜內(nèi)的物品分類放置，文件夾標(biāo)有目錄，便于查找，所有文具擺放整齊。

整頓完成后，所有要使用的物品擺放整齊，維護(hù)整齊，一目了然，可以提高辦公室的工作效率。

三、5S管理－清掃

清掃就是對(duì)辦公室進(jìn)行打掃，清除物品和設(shè)備上的污垢，保持辦公場(chǎng)所干凈、整潔和良好的工作環(huán)境。

辦公室的清掃應(yīng)確保地板上沒(méi)有灰塵、碎屑、紙屑和其他雜物。桌面文具和文件要擺放整齊有序、角落、電腦等是重點(diǎn)清潔區(qū)域，應(yīng)保持清潔。

需要注意的是，清掃活動(dòng)不是一次性的，而是需要每天進(jìn)行。為監(jiān)督日常清掃活動(dòng)的正常開(kāi)展，辦公室主任應(yīng)制定5S管理清掃確認(rèn)表。日常保潔工作完成后，負(fù)責(zé)人會(huì)在表格上簽字確認(rèn)，確保所有區(qū)域清掃到位。

4、5S管理－清潔

清潔活動(dòng)是在以往3S活動(dòng)的基礎(chǔ)上，將整理、整頓、清掃3S進(jìn)行到底，進(jìn)一步規(guī)范化、制度化、連續(xù)化。清潔過(guò)程主要包括以下幾點(diǎn)：一是確認(rèn)并落實(shí)前三項(xiàng)活動(dòng)；其次，采用目視化管理，制定檢驗(yàn)方法；三是通過(guò)獎(jiǎng)懲相輔相成的方式，加強(qiáng)執(zhí)行力；最終由領(lǐng)導(dǎo)帶頭維護(hù)，持續(xù)改善效果。

5S管理活動(dòng)一旦開(kāi)始，中間不能有歧義。如果不能執(zhí)行到最后，就會(huì)形成混亂無(wú)序的狀態(tài)。比如辦公桌經(jīng)過(guò)前面的整理、整頓、清掃、干凈、整潔，過(guò)幾天之后，又變回原樣，在那種情況下，就好像以前從未做過(guò)一樣。因此，前三個(gè)項(xiàng)工作的成果需要通過(guò)不斷的清潔來(lái)保持。

5、5S管理－素養(yǎng)

素養(yǎng)是辦公建設(shè)的核心內(nèi)容。它補(bǔ)充了5S管理活動(dòng)的其他四項(xiàng)。通過(guò)提高辦公人員的素養(yǎng)，可以推廣5S管理活動(dòng)的其他內(nèi)容，固化5S管理的成果。同時(shí)，通過(guò)5S管理活動(dòng)，可以反過(guò)來(lái)提高辦公人員的素質(zhì)。

辦公室工作人員在工作時(shí)應(yīng)保持良好的工作狀態(tài)。不要隨意說(shuō)話，不要閑逛，不要閑坐，不要看雜志，不要打瞌睡，不要吃零食。著裝得體，愛(ài)護(hù)公共財(cái)物，用完歸還，離開(kāi)辦公室前關(guān)閉所有電源。以誠(chéng)待人，樂(lè)于助人，追求和創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境，廉潔自律，做事有章可循。

團(tuán)結(jié)和尊重每一位同事，在工作中保持頻繁的溝通，以適當(dāng)?shù)姆绞浇鉀Q分歧。在任何情況下，你們都不應(yīng)該說(shuō)對(duì)方的壞話或采取任何其他極端行為。如果客人來(lái)訪，為禮貌起見(jiàn)，最好在會(huì)議室或公共客廳與他們會(huì)面。

在海爾集團(tuán)5S管理班前會(huì)的會(huì)議上，管理人員對(duì)員工說(shuō)：“按照5S管理的要求，我們每天都要清理現(xiàn)場(chǎng)，誰(shuí)做得很好，今天我們請(qǐng)她出來(lái)，希望大家能按照她的要求嚴(yán)格處理好自己的工作。”

一名女工從隊(duì)列中走出來(lái)，站在“5S大腳印”上，說(shuō)：“今天站在這里，我很激動(dòng)，我注意，我在保持安全、衛(wèi)生、質(zhì)量方面盡了最大的努力。對(duì)我的表?yè)P(yáng)是工廠對(duì)我的工作認(rèn)可。我非常高興。在今后的日子里我會(huì)繼續(xù)努力，為海爾貢獻(xiàn)我的力量。”

這就是海爾的“5S大腳印”方式。海爾集團(tuán)每天都會(huì)召開(kāi)這種班前會(huì)議，將工作表現(xiàn)優(yōu)秀的員工清理到5S足跡，向同事介紹自己的經(jīng)驗(yàn)。這種做法大大提高了員工的工作積極性和工作素養(yǎng)。

明確辦公室5S管理內(nèi)容后，辦公室主任和工作人員應(yīng)制定辦公室5S管理的相應(yīng)內(nèi)容、目的和實(shí)施辦法，并對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，提高工作人員對(duì)辦公室5S管理的認(rèn)識(shí)及重視，激發(fā)員工的參與和主動(dòng)性。辦公室主任可以定期檢查辦公室5S管理的發(fā)展和改進(jìn)情況，對(duì)有缺陷的項(xiàng)目提出修正并及時(shí)監(jiān)督和跟進(jìn)。辦公空間主任還可以根據(jù)辦公室5S管理評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲辦法，定期開(kāi)展5S管理評(píng)價(jià)活動(dòng)，最終評(píng)價(jià)結(jié)果可在企業(yè)內(nèi)部展示。

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